Wat is de optimale omvang van een Finance Team
De Finance afdeling is onmisbaar voor het succes van moderne ondernemingen, waarbij het een sleutelpositie vervult in de bevordering van groei, innovatie en duurzaamheid. Dit gebeurt door strategisch beheer van middelen, data en inzichten. Veel bedrijven worstelen echter met de vraag hoe zij hun Finance afdeling moeten opschalen en mee kan groeien met het bedrijf.
Vroeger concentreerde de Finance afdeling zich voornamelijk op administratieve taken, zoals transactieprocessen, boekhouding en het naleven van wet- en regelgeving. Teamleden besteedden veel tijd aan cijferwerk achter gesloten deuren, terugkijkend naar wat het bedrijf gepresteerd heeft, wat leidde tot een verkeerd beeld van de bijdrage van Finance aan de rest van het bedrijf en een daaruit voortvloeiende onder investering in personeel, processen en systemen.
In recente decennia heeft de Finance afdeling zich echter ontwikkeld tot een waarde-toevoegende entiteit. Er wordt nu van hen verwacht dat ze hun traditionele rol overstijgen en optreden als ware bedrijfspartners. Dit betekent dat ze zich bezighouden met het ontwikkelen van langetermijnstrategieën, het aansturen van toekomstige bedrijfsprestaties en het fungeren als een katalysator voor verandering.
De moderne verantwoordelijkheden van de Finance afdeling vereisen een hoge mate van veelzijdigheid en een breed scala aan vaardigheden en ervaringen. Naarmate hun rol is geëvolueerd, zijn ze steeds meer betrokken bij activiteiten buiten de financiële sfeer. Ze ondersteunen het bedrijf, analyseren strategische investeringen en zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het bedrijfsplan. Ook nemen ze een voortrekkersrol op zich bij fondsenwerving en fusies & overnames en staan ze voor de uitdaging om te voldoen aan de vereisten van ESG-rapportage in een dynamisch regelgevend klimaat.
Om tegemoet te komen aan huidige uitdagingen dienen ondernemingen een evenwicht te vinden tussen het werven van doorgewinterde financiële experts en de implementatie van geavanceerde technologische systemen. Verscheidene elementen beïnvloeden de omvang van de Finance afdeling, variërend van de bedrijfsgrootte en ontwikkelingsfase tot de kostenstructuur en expansiedoelstellingen. Ook de organisatiestructuur, het aantal juridische entiteiten en de mate van uitbesteding zijn factoren die meewegen.
In grote ondernemingen beslaan de gemiddelde uitgaven voor de Finance afdeling 1,4% van de omzet. Onderzoek wijst uit dat efficiënt geleide bedrijven dit met ongeveer 50% kunnen reduceren naar ongeveer 0,7%. Voor startende ondernemingen ligt dit percentage aanzienlijk hoger; zij hebben meestal minimaal 3 tot 4 medewerkers nodig om de volledige capaciteit van een waarde toevoegende Finance afdeling te realiseren.
Financiële leiders in dynamische en groeiende bedrijven worden geconfronteerd met specifieke uitdagingen. Het toezicht op de groei van een organisatie is stimulerend en bevredigend, echter brengt het managen van de complexiteit die hierbij komt kijken aanzienlijke uitdagingen met zich mee. Een cruciaal vraagstuk is het optimaliseren van de personeelsbezetting binnen de Finance afdeling: een te omvangrijke bezetting kan leiden tot een inefficiënte allocatie van middelen en budget, terwijl een te klein team de werklast mogelijk niet aankan.
Het is cruciaal te erkennen dat er geen standaardoplossing bestaat voor de dimensionering van de Finance afdeling. De optimale samenstelling is afhankelijk van diverse variabelen, waaronder de omvang en het bereik van de onderneming, de actuele financiële doelstellingen en ambities, alsook de competenties van het huidige team en welke oplossing en marge de onderneming biedt. Een holistische strategie, die al deze elementen in ogenschouw neemt, is vereist om weloverwogen beslissingen te kunnen nemen die het team ten goede komen.
Uit onderzoek gedaan door GrowCFO.com de volgende relatie bestaat tussen omvang van een organisatie en gemiddelde omvang van een Team
Bij het vaststellen van de ideale personeelsomvang van een financiële afdeling zijn er diverse cruciale overwegingen die de behoefte aan fulltime-equivalenten (FTE’s) beïnvloeden. Een doordachte benadering vereist een grondige analyse van specifieke bedrijfskenmerken en externe factoren. Hieronder volgt een uitwerking van de tien belangrijkste elementen die een directe impact hebben op de efficiëntie en effectiviteit van de financiële afdeling binnen een organisatie. Deze punten variëren van interne dynamieken zoals bedrijfsgrootte en groeistrategieën tot externe druk zoals regelgeving en technologische ontwikkelingen. Elk van deze factoren moet zorgvuldig worden afgewogen om te zorgen voor een financiële afdeling die niet alleen aan de huidige behoeften voldoet, maar ook flexibel genoeg is om toekomstige veranderingen op te vangen.
1. Bedrijfsgrootte en -complexiteit: De omvang van een onderneming speelt een primaire rol in het bepalen van de FTE’s binnen de financiële afdeling. Grote ondernemingen met diverse bedrijfsactiviteiten en complexe structuren vragen om een uitgebreid team dat deze complexiteit kan managen.
2. Groeiambities en -snelheid: De verwachte groei van een bedrijf heeft directe implicaties voor de financiële afdeling. Een snelle expansie vraagt om proactieve uitbreiding van het team om schaalbaarheid en ondersteuning van bedrijfsdoelstellingen te waarborgen.
3. Industriespecifieke vereisten: Verschillende sectoren kennen unieke financiële en rapportagestandaarden. Het is essentieel dat de financiële afdeling niet alleen voldoende is bemand om aan deze eisen te voldoen, maar ook beschikt over de juiste expertise.
4. Technologische hulpmiddelen: Automatisering en softwareoplossingen kunnen de behoefte aan personeel verminderen. Een goed geïntegreerd IT-systeem kan de efficiëntie verhogen en de noodzaak voor handmatige tussenkomst verminderen.
5. Uitbesteding: Besluiten over het al dan niet uitbesteden van financiële processen beïnvloeden de grootte van de afdeling. Uitbesteding kan leiden tot een kleinere kern van FTE’s binnen het bedrijf.
6. Interne controle- en nalevingsvereisten: Strikte regelgeving en interne controlesystemen kunnen de behoefte aan compliance- en auditfuncties binnen de afdeling vergroten, wat weer invloed heeft op het aantal FTE’s.
7. Financiële strategie en planning: De mate waarin de financiële afdeling betrokken is bij de langetermijnstrategie en planning van het bedrijf kan de noodzaak voor gespecialiseerde strategische financiële rollen vergroten.
8. Rapportagefrequentie en -complexiteit: Bedrijven die te maken hebben met complexe en frequente rapportagecycli vereisen meer personeel om te voldoen aan deze intensieve rapportageverplichtingen.
9. Transactievolume: Een hoge transactiefrequentie binnen een onderneming kan de werklast van de financiële afdeling aanzienlijk verhogen, wat vraagt om een grotere personeelsbezetting om deze transacties efficiënt te verwerken.
10. Organisatorische structuur: De inrichting van de organisatie, bijvoorbeeld een gecentraliseerde versus een gedecentraliseerde financiële functie, heeft invloed op de distributie en het aantal benodigde financiële FTE’s. Een gecentraliseerde structuur kan leiden tot schaalvoordelen, terwijl decentralisatie kan zorgen voor specialisatie en lokale expertise
Door deze factoren zorgvuldig af te wegen en te analyseren, kunt u de meest efficiënte omvang van uw financiële afdeling bepalen. Het is vaak aan te raden om met een modulaire benadering te werken, waarbij de capaciteit kan worden aangepast naarmate de omstandigheden binnen het bedrijf veranderen.