Kostenbesparing en Efficiëntieverbetering door RPA

Robotic Process Automation (RPA) is een technologie die software gebruikt, vaak aangeduid als een ‘robot’, om repetitieve en routinematige taken in bedrijfsprocessen te automatiseren. Deze robots zijn eigenlijk softwareprogramma’s die menselijke interacties met digitale systemen nabootsen om bepaalde taken uit te voeren, processen te beheren of te reageren op bepaalde gebeurtenissen.

Enkele kernaspecten van RPA zijn:

1. Taakautomatisering: RPA is vooral effectief in het automatiseren van eenvoudige, repetitieve taken zoals gegevensinvoer, formulierverwerking, of het ophalen van informatie uit verschillende digitale bronnen.

2. Gebruikersinterface-interactie: RPA-software bootst de manier na waarop mensen met softwareapplicaties interageren. Dit betekent dat RPA-bots taken kunnen uitvoeren door interactie met gebruikersinterfaces van bestaande systemen, zoals het invullen van velden in een webformulier of het verplaatsen van bestanden en mappen.

3. Regelgebaseerde besluitvorming: RPA kan worden geprogrammeerd om beslissingen te nemen op basis van vooraf gedefinieerde regels. Bijvoorbeeld, het kan gegevens valideren, beslissingen nemen op basis van de input, of verschillende acties uitvoeren afhankelijk van de scenario’s.

4. Integratie met bestaande systemen: Een groot voordeel van RPA is dat het kan worden geïntegreerd met bestaande IT-infrastructuur zonder dat er aanzienlijke wijzigingen nodig zijn. Dit maakt het een kosteneffectieve en relatief eenvoudige oplossing voor het automatiseren van bedrijfsprocessen.

5. Schaalbaarheid: RPA-bots zijn eenvoudig te klonen en kunnen op verschillende processen en systemen worden ingezet, wat betekent dat bedrijven snel en efficiënt kunnen opschalen.

6. Efficiëntie en Nauwkeurigheid: Door routinematige taken te automatiseren, verminderen RPA-bots de kans op menselijke fouten en verhogen ze de efficiëntie van processen.
RPA wordt in verschillende industrieën gebruikt, van financiële diensten en gezondheidszorg tot retail en productie, en het is bijzonder nuttig in omgevingen met hoge volumes van repetitieve taken. Het helpt bedrijven om kosten te besparen, de productiviteit te verhogen, de nauwkeurigheid te verbeteren en de werknemerstevredenheid te verhogen door monotone taken te elimineren.

Welke RPA-tools kunnen ingezet worden binnen de Financiële Afdeling?

Er zijn verschillende Robotic Process Automation (RPA) tools beschikbaar op de markt, elk met hun eigen unieke kenmerken en sterke punten. Hier zijn enkele van de meest populaire RPA-tools:

1. UiPath: Een van de leiders in de RPA-markt, bekend om zijn gebruiksvriendelijke interface en sterke community. UiPath biedt een breed scala aan automatiseringsmogelijkheden en is geschikt voor zowel kleine als grote ondernemingen.

2. Blue Prism: Deze tool richt zich op het bieden van een veilige en schaalbare RPA-oplossing, met name geschikt voor grote ondernemingen. Blue Prism staat bekend om zijn robuuste beveiliging en beheerfuncties.

3. Automation Anywhere: Deze tool combineert traditionele RPA met cognitieve elementen zoals natuurlijke taalverwerking en het lezen van ongestructureerde data. Automation Anywhere is geschikt voor bedrijven van alle groottes en biedt een intuïtieve gebruikerservaring.

4. Pega Systems: Pega is niet alleen een RPA-tool, maar biedt ook een breed scala aan business process management (BPM) functionaliteiten. Het is bijzonder geschikt voor het automatiseren van complexe bedrijfsprocessen.

5. Microsoft Power Automate (voorheen bekend als Microsoft Flow): Deze tool integreert naadloos met andere Microsoft-producten en -diensten. Het is gericht op het automatiseren van workflows en het vergemakkelijken van app-integraties.

6. Kofax: Kofax combineert RPA met document capture en optische tekenherkenning (OCR) functionaliteiten, wat het bijzonder nuttig maakt voor het automatiseren van processen die veel papierwerk en documentbeheer vereisen.

7. WorkFusion: WorkFusion richt zich op het combineren van RPA met machine learning en AI-functies om niet alleen gestructureerde, maar ook semi-gestructureerde en ongestructureerde processen te automatiseren.

De keuze voor een specifieke RPA-tool hangt af van de specifieke behoeften en de bestaande IT-infrastructuur van een organisatie. Het is belangrijk om de tool te kiezen die het best past bij de bedrijfsdoelen, de gewenste schaal van automatisering en de complexiteit van de processen die geautomatiseerd moeten worden. Voor veel wat kleinere (MKB) organisaties is het moeilijk om een sluitende business case te maken bij een aantal van bovenstaande tooling omdat je al snel te maken hebt met een jaarlijkse licentie fee van tussen de 8 tot 20K per jaar plus additionele ontwikkelingskosten die kunnen oplopen. Een uitzondering daarop is Microsoft Power Automate, wat vaak al onderdeel is van de Microsoft suite en beschikbaar is en/of tegen relatief lage kosten geïmplementeerd kan worden. Voor bedrijven die willen beginnen met RPA en niet over te veel budget beschikken, is dit een goed alternatief.

Binnen een financiële afdeling zijn er verschillende processen die bijzonder geschikt zijn voor automatisering met Robotic Process Automation (RPA). Deze processen zijn meestal tijdrovend, repetitief en gebaseerd op duidelijke regels. Het automatiseren van deze processen kan niet alleen de efficiëntie verhogen, maar ook de kans op menselijke fouten verminderen.

Welke processen komen in aanmerking binnen de financiële kolom?

Hier zijn enkele van de processen die vaak als eerste in aanmerking komen voor RPA:

1. Factuurverwerking: Automatisering van het invoeren, valideren en verwerken van inkomende facturen. Dit kan ook het matchen van facturen met inkooporders en leveringsbewijzen omvatten.

2. Accounts Payable en Receivable: Het automatiseren van de processen voor het beheren van uitgaande betalingen en het innen van inkomende betalingen. Dit kan het genereren van betalingsherinneringen en het afstemmen van betalingen met klantaccounts omvatten.

3. Financiële Rapportage: Het automatisch genereren van standaard financiële rapporten, zoals balansen, winst- en verliesrekeningen, en cashflowoverzichten.

4. Bankafschrift Reconciliatie: Het automatiseren van het proces van het matchen van transacties op bankafschriften met de bijbehorende transacties in het boekhoudsysteem.

5. Data-Extractie en -Invoer: Het extraheren van financiële gegevens uit verschillende bronnen (zoals e-mails, PDF’s, andere digitale documenten) en deze gegevens invoeren in boekhoudsystemen.

6. Budgettering en Forecasting: Automatiseren van data-verzameling en -verwerking voor budgetterings- en prognoseprocessen.

7. Belastingaangifte Voorbereiding: Automatiseren van routinematige taken zoals het verzamelen en organiseren van gegevens voor belastingaangiften.

8. Loonadministratie: Automatisering van de verwerking van salarisadministratie, inclusief berekeningen van salarissen, belastingen, en andere aftrekposten.

9. Beheer van Medewerkers uitgaven: Automatiseren van het goedkeuringsproces voor uitgavenclaims en het het integreren van uitgavengegevens in het financiële systeem.

10. Compliance Monitoring: Gebruik van RPA om te helpen bij het monitoren en waarborgen van naleving van interne en externe regelgeving en beleidslijnen.

Deze processen zijn ideaal voor RPA omdat ze duidelijk gedefinieerde regels en input vereisen, waardoor ze gemakkelijk programmeerbaar zijn voor een robot. Door deze taken te automatiseren, kunnen financiële afdelingen hun efficiëntie aanzienlijk verhogen, de nauwkeurigheid verbeteren en de werkdruk van medewerkers verlichten, zodat zij zich kunnen concentreren op meer strategische taken.

Voor kleine bedrijven is de focus bij het implementeren van Robotic Process Automation (RPA) vaak anders dan bij grotere ondernemingen. Hier zijn enkele sleutelpunten waar kleine bedrijven zich op zouden moeten richten:

• Identificatie van de Meest Tijdrovende Taken: Begin met het identificeren van processen die veel tijd in beslag nemen en weinig strategische waarde hebben. Dit kunnen taken zijn zoals gegevensinvoer, factuurverwerking, of basis rapportage.

• Kosten-Baten Analyse: Voer een grondige kosten-baten analyse uit. Voor kleine bedrijven is het essentieel om te beoordelen of de kosten van het implementeren van RPA opwegen tegen de voordelen. De focus moet liggen op RPA-oplossingen die snel rendement op investeringen bieden.

• Eenvoudige Integratie en Gebruiksvriendelijkheid: Zoek naar RPA-tools die gemakkelijk te integreren zijn met bestaande systemen en die geen uitgebreide technische kennis vereisen. Gebruiksvriendelijkheid is cruciaal, vooral als het bedrijf geen gespecialiseerd IT-personeel heeft.

• Schaalbaarheid: Kies een RPA-oplossing die kan meegroeien met het bedrijf. Het vermogen om de automatisering uit te breiden naarmate het bedrijf groeit, is essentieel.

• Training en Ondersteuning: Zoek naar RPA-aanbieders die goede training en ondersteuning bieden. Dit is belangrijk voor kleine bedrijven die mogelijk niet over de middelen beschikken om zelfstandig complexe problemen op te lossen.

• Focus op Kernactiviteiten: Gebruik RPA om routinematige en administratieve taken te automatiseren, zodat werknemers zich kunnen concentreren op kernactiviteiten die groei en innovatie stimuleren.

• Compliance en Regelgeving: Zorg ervoor dat de gekozen RPA-oplossingen voldoen aan de geldende regelgeving en compliance-eisen, vooral als het gaat om financiële gegevens en persoonsgegevens.

• Procesverbetering: Gebruik RPA niet alleen als een middel om bestaande processen te automatiseren, maar ook als een gelegenheid om deze processen te herzien en te optimaliseren.

• Kleine Beginnen en Uitbreiden: Begin klein met één of twee processen om te automatiseren en breid dit geleidelijk uit. Dit geeft het bedrijf de tijd om te leren en zich aan te passen aan de nieuwe technologie.

• Meet de Prestaties: Het is belangrijk om de prestaties van RPA-implementaties te monitoren en te meten om de impact ervan op de efficiëntie en kosten te begrijpen.

Voor kleine bedrijven is het essentieel om praktische en haalbare stappen te nemen bij het implementeren van RPA. Het doel moet zijn om de operationele efficiëntie te verhogen zonder overweldigd te worden door de complexiteit of kosten.